6　　　メモする言葉　　　　　　　　　


ことばとは何やら意味深ですが、人間は言葉で考え、言葉を記入するわけですから、書く言葉というのは

非常に重要です。正確には文章ですが、特に、ポストイットは写真でもご覧の通り、サイズは付箋サイズで

ここに全てを記入することはできません。ではどうやって記入するのか、どんな言葉を使うのかというは

必然的に限定されます。

たとえば、

例１　今日各営業所の３ヶ月の売上報告書を見ていたら、新宿営業所の売上が他営業所と比べて伸び悩んでいる

　　　のに気づき、その理由を営業所長に確認しようと思った。

例２　今日雑誌のＣＤ評を読み、マイケルジャクソンの新しいアルバムを聞いてみたいと思った


例１のケースで、次のアクションは確認をする事ですが、どうやって確認すればよいのでしょうか、

所長を呼ぶ、電話で確認する、他の者に確認させる。など、この人の立場や、緊急度、などの状況によって、

次のアクションが変わってきます。今、他の事をする必要があれば、とりあえずメモに残すでしょう、

その時の言葉は何かということです。例１の文章を全て記入する人は居ないと思います。

たとえば、新宿営業所売上げ不信について、とか、新宿営業所へ確認とか、の言葉を記入するはずです。

この段階においては誰に、いつ、どうやって、確認するのかがきまっていないので、確認するという行為

だけを書いておくわけです。ここで、重要なのは、最後を動詞で終えておく事です。

なぜなら、新宿営業所売上とだけ、書いたとすると、後で見直した時に、売上がどうしたかということを忘れてしまう

ことがあります。

このケースの場合は由々しき問題ですので、忘れる事はないと思いますが、例２のようなケースで

新しいニューアルバムの名前だけを記入しておくと、マイケルジャクソンが誰かは皆さんもご存知ですから、

ＣＤであることはすぐにわかりますが、新人など、まだ聞いた事もない人名であると、ＣＤなのかさえも

後でわからなくなってしまうことがあります。また、店の名前、など特に固有名詞だけ記入しておくと、

その店が飲食店なのか、行きたいところなのか、食べたいものなのか、欲しいものなのかが、後で判明しなくなります。

私はそういったことをすぐメモしますので、すぐ行動に移せず放っておいたものが後で見返して

分からなくなってしまったことがしばしば、ありました。これでは何の為にメモしたのか意味がありません。

ですから、〜を見る、〜を聞く、〜を購入、〜へ行く、〜を購読、などの動詞を必ず最後に付けることを気をつける習慣を

つけることです。これは、ポストイットという限られたスペースに書くからということもありますが、メモとはいつでもすぐに、

簡単に、ですから、余計なことは書かないというのが原則です。

そのためには最低抑えておくべき言葉は最後は動詞で終えるということです。そうする事によって、後で何をするのか

が類推できます。

さて、メモとは、同時並行的にひらめき、気づいた、あるいは気になったことを一時回避的に記入する行為であり、

ひらめいたことをすぐ行動に移すのであれば、メモの類は必要はありません。例１の場合でも、必要ならば、

すぐに電話をかけて確認すれば済み、マイケルジャクソンもすぐに買いに行くなり、借りてくるなりすればよいわけです。

ところが、今やっていることを中断し、何か思い立つ度に行動していたら、今やっている事が、ちっとも前に進みません。

そういう時にメモが必要なわけです。（中断してもすぐやることもありますが）

このメモを記したスペース（自称メモバンク）は行動予定をたてる時に見返します。

そのとき、例１　であれば、誰に、どうやって、確認するか考え、そして指示なり、電話で確認するという行動

そして、それをいつ行うのかと言う事を、改めて計画する時間をつくるわけです。

〜を購入など、期日、場所さえわかればすぐ行動にうつせるようなことはそのまま、ポストイットを行動すべき日に

張り替えればすむことですが、５Ｗ１Ｈをはっきりさせなければならないようなケース、

その時はメモではなく、プランニングです。この行為は私はメモとは分けて考えます。

このときに使用するのはポストイットのリフィールサイズの三分の一のもの、そして、リフィールサイズのもの、

さらに、詳細なプランニングが必要な場合はＡ４サイズ以上のノートパッドを使用します。

所謂５Ｗ１Ｈがはっきりしないものほど大きな紙を使用します。

一時、システム手帳に、メモや、プランニングを含め全ての機能を集約できぬものかと考えたことがありましたが、

何かを考える時に紙面による物理的な制約というのは非常に思考を妨げるものであると気づき、以後、

使い分けをするようになりました。

まとめ

メモへの記入は後の行動への端緒となるもの。

メモへの記入する言葉は動詞で終える習慣をつける。

メモとプランニングは別に考える。

メモは現在するべき事をする為の一時回避所である。

7　　　　　　　ブレークダウン（要素分解）　

　　　　ブレークダウン（要素分解）

さて、ブレークダウンです。

何やら、怪しい題名ですが、ここでは、要素分解と解釈してください。

、メモ欄に記入する言葉として重要なのは、語尾に気をつけるということでした、それは動詞で終わるようにする。

ということでしたね。そうやって記入していくと、あることに気づきます。

そう、しなくてはならないな、と思いながら、あるいはしたいなと思いながらも

いつまでたってもそのメモ欄から外れないメモがあるのです。

将来の希望的なものも含まれますので、したいなぁレベルのものは良しとして

しなくてはならないと思いつつも残っているもの。

それらの特徴は何かといいますと、記入されている言葉のレベルが高くて行動に移せない。というものです。

レベルが高いというのは、高度なといういみではなくて、高次と言う意味です。

そんな、レベルの高いこと、私はしていません・・・・

たとえば、４半期計画を作成する。というのと、〜へ行くという言葉が記入されている

メモがあったとして、〜へ行くというのはすぐ体を動かすことができますが、

４半期計画の方は、体をすぐに動かすことができない。からです。

４半期の計画にもよりますが、一般的に売上の予測、費用、資金、その他、ビジネスであれば

それらの細かな積み重ねが最終的に計画として作られ、計画書というものに形づくられて

終了となるわけですが、計画書に記入されるまでは、その他の細かい分析行動の結果であって、

その行動が把握できていないと、行動に移れないということです。

４半期計画などは、ルーティン化するものですから、一度作成されれば、作成にいたる

プロセスは把握でき、行動しやすいですが、未知のことについての行動を予測し、

行動レベルまで落とすためには、その前にその計画をいかにしてつくるのかという

要素分解が必要であるわけです。

時間がかかり、重要なことほど先送りされる要因の一つには、目標達成にいたるまでの

行動計画が明確ではない、つまり細分化、ブレークダウンされていないからであると思われます。

メモ欄に動詞レベルで記入された、〜する、というものの中には一応DO動詞をつけ、動詞レベル

で記入、という条件はクリアしたものの、あきらかにその場しのぎの記入の方法で、

次に必要なことは、要素分解による、行動の明確化であるわけです。

そのための時間をつくる。ということが、行動になるでしょうか、つまり、

計画を作るための段取りを考える、ということです。

これをせずに、このメモのポストイットがメモ欄を出て行って、デイリーのところへ貼り付けても、

結果的には貼り付けっぱなし。というどこへいってもはみ出しもののような、

扱いをうけることは間違いなしです。


タスク、THINGS　TO　DO、やること、オブジェクト、サブジェクト、課題、問題、主題、など、

その明確な使い分けを意識していらっしゃる方は少ないと思いますし、事実、それに対する

用語の説明もわかったような、わからないようなあいまいな言葉が多いです。

先の４半期作成、であれば、タスクや、やること、ではなく、サブジェクト、である。

というような説明は見たことがありません。こういった説明なり、教育を自己啓発レベルにゆだねているという

ところに、数々の混乱や、計画の頓挫、勘違い、などが起こる遠因になっているんのではないかと思います。

ちょっとメモからは、脱線しましたが、メモで言えば、語尾に動詞をつけて行動できるかのような言葉を

つくるレベルのものではない。ということです。体を動かせるか？というところまでのブレークダウンは

必要だと思います。

ただ、そこまでの時間を費やすかということですが。

まとめ、
メモにおいて
動詞語尾でその場しのぎだめ。
要素分解の必要なものは、要素分解する時間と行動が必要。

　　　　手帳と優先順位


手帳と優先順位がどういう関係があるのかといいますと、手帳は「すること」を記入する

場所でもあるわけですが、すること、が沢山増えるとと、どこから手をつけたら良いのかわからない、

という状態になることがあります。そのような時に、優先順位の考え方が必要になってきます。

優先順位って何？、試しに、回りの方に聞いてみましょう。

優先順位？、優先させる順番だよ、じゃ、優先って何、優先というのは、大事なことが先

ということだよ、では、大事とは？このあたりまで聞くと、うるさい、あっち行け！

となってしまいますが、明確に優先順位を説明できる方は多くはないのでは・・・・。

優先順位を考えて行動せよ、リーダーシップに関係する書物をひも解くと、よく聞く言葉です。

そもそも優先順位というのは、なぜ必要なのか？

優先順位を考えず、目先の行動に左右されていると、大事なことができなくなる。

つまり、大事なことのために、することと、しないことを分けるということ。

大事でないことはしない。ということでしょう、

したいこと、それは今の情報社会であれば、

我々を喚起すべく、いろいろな情報が飛び交っておりますが、それに一々反応していたのであれ

ば体がいくつあっても足りません。

優先順位の立て方を明確に書かれたものはあまりありません。

このことは、手帳の使い方など,日常の中で何気なく使われている物、また、言葉に対して

誰でもがなんとなく使用のイメージは持っているものの、厳密にそれを定義づけ、あるいは

体系化していないことが結構存在するものです。

それがビジネスなどの成果において差となり、できる人、できない人の差となって

表れてしまう一因ではないかと思います。

そういった中でも期限と重要度という二つの尺度で優先順位を考えよ、ということは、

たまに見かけます。

でも、ここでも、重要度という言葉が、問題です。

なぜなら、重要というのはどういうことかが、明確ではないからです。

重要＝大事ということですが、大事なことの尺度をしっかり持つということが必要です、

では、大事なことというのは、

それをすることによる利益がどれだけもたらされるかということではないでしょうか。

しなかったことによる、損失は？ということも同時に考えると良いでしょう。

利益というのは、金額換算できるものだけとは限りませんが、ビジネスに限定すれば、

時間はコストですから、コストをかける効果を考えるのは当然でしょう。

さらに、優先順位を考える上で必要なのは、比較するレベルということです。

いつも例に出しますが、計画を立てるということは、非常に重要な仕事です。

しかし、最終的に計画書という形までのプロセスが明確でないと、他の、行動レベル

の事項を優先してしまい、結果的に重要で時間のかかる仕事は後回しになってしまう

ということがよくあります。

計画だてのプロセスが把握できており、計画立ての要素分解を明確にし、一つ一つを行動

レベルを比較対照とすることで初めて可能となるわけです。漠然とした、計画立てというもの

を優先順位の比較対象とすることが、前述の先送りにつながってしまうと思われます。

要素分解された行動の積み重ねが、最終的な計画書になるわけですから、その一つ、一つが、

今やるべきことであり、その一つが何らかの要因で延期されれば、プロセスを変更するか、

他の作業をやめるか、クオリティを落とすか、最終結果を延期させるかのいずれかになるでしょう。

厳密には、大きな計画であれば、あるほど、遊び、余裕をある程度見積もって計画をたてる

わけですが、その期間も限度問題であり、計画立てに関わる時間見積りの精度も問われてきます。

優先順位をたてるツールとして、手帳と、ポストイットを活用します。

ポストイットに書かれた、行動レベルのものを優先順位に並べるという作業ができるからです。

手帳に直接記入してしまうと、優先順位を入れ替えたりする時に記入しなおさなければ

なりません。ここでも、手帳と、ポストイットの相性の良さが際立ちます。ポストイットの小片

の積み重ねが最終的な結果へと積み重なっていくわけですから、イメージがつかみ易いのもメリットです。

まとめ
重要という尺度を自分自身でもつこと。
その時に必要なのは、もたらされる利益。
優先順位を比較するためには、要素分解すること。
優先順位を検討する時に、手帳とポストイットは有効である。